Licenties en abonnementen, het zijn er tegenwoordig zo veel dat u soms het overzicht misschien verliest. Heel begrijpelijk, maar hierdoor kan het zijn dat u betaalt voor licenties die u helemaal niet meer gebruikt! Dat is natuurlijk zonde van het geld. Misschien is het juist andersom en gebruikt u feitelijk meer licenties dan u daadwerkelijk betaalt. Dat lijkt heel voordelig, maar het kan resulteren in fikse boetes wegens diefstal. En daarop zit u natuurlijk niet te wachten!
Illegale software
Organisaties zoals BSA – waarin grote softwareproducenten zoals Microsoft, Adobe en Apple zich hebben verenigd – zoeken actief naar het gebruik van illegale software en treden met harde hand op. Wellicht heeft u al een keer een serieuze brief ontvangen waarin ingrijpende controles worden aangekondigd. Als niet adequaat op deze controle wordt gereageerd, is de kans groot dat een deurwaarder en een gerechtelijk ICT-specialist met een huiszoekingsbevel – onaangekondigd – uw bedrijf binnenstappen op zoek naar illegaal softwaregebruik.
U komt er dan niet mee weg als u of uw medewerkers “even” iets hebben geinstalleerd om “te testen”. Dan volgt al snel een naheffing of een schadeclaim die een veelvoud is van de normale aanschafwaarde van de programmatuur. Naar aanleiding van deze controles worden jaarlijks voor een miljoen euro aan naheffingen uitgedeeld. Geen prettige verrassing, dus.
Afgezien van de juridische en financiële consequenties die aan het gebruik van illegale software kleven, wil je als bedrijf natuurlijk ook niet dat je reputatie wordt aangetast door deze vorm diefstal. Bovendien is illegale software vaak voorzien van spyware en virussen die je ook niet in je organisatie wilt loslaten, want de gevolgen zijn dikwijls enorm.
Grip op het licentiegebruik binnen uw bedrijf
Wat kunt u er aan doen om naheffingen of te veel betalen te voorkomen? Eenvoudig: grip houden op uw licenties! Helaas is dat grip houden voor veel organisaties helemaal niet zo eenvoudig.
Hoe weet je namelijk wat een medewerker op zijn of haar computer doet? Wanneer een illegaal programma op een bedrijfscomputer wordt geïnstalleerd door een werknemer, is het bedrijf daar namelijk verantwoordelijk voor. Bovendien zijn sommige licenties ook best ingewikkeld, bijvoorbeeld omdat ze op meerdere computers geïnstalleerd mogen worden. Maar hoe weet je vervolgens zeker dat het maximale aantal niet wordt overschreden? En hoe zit het met in prijs gereduceerde onderwijsuitvoeringen?
Veel ondernemers zijn niet instaat – of in ieder geval nalatig – om dit goed te organiseren. Dat blijkt wel uit het feit dat bijna 30% van alle zakelijk gebruikte software in Nederland nog illegaal is.
Actief beheer van uw software licenties
Een standaard onderdeel van gestructureerd systeembeheer is het bijhouden van de licenties binnen de organisatie. Het team van Palcoma gebruikt hiervoor de monitoringdienst die op alle computers, servers en zelfs smartphones automatisch inventariseert welke software aanwezig is. Deze overzichten worden gecontroleerd met de aangeschafte licenties zodat deze met elkaar overeenkomen.
Zijn er teveel licenties aanwezig? Of wordt er programmatuur gebruikt waarvoor geen of onvoldoende licenties zijn? Dit wordt direct duidelijk aangegeven door het systeem. Duidelijk voor de onderneming en ook wel zo eerlijk naar de producent van de software. Als de kosten van programmatuur de reden zijn voor het illegale gebruik ervan, is het natuurlijk ook de moeite waard om te onderzoeken of het voor uw bedrijf interessant is om geheel of gedeeltelijk over te stappen naar kostenloze “open source” software. Ook daarbij kan Palcoma u assisteren.
Tips om uw software licenties te beheren
Denk niet dat het allemaal niet zo’n vaart loopt. Illegaal gebruik van software of andere zaken, zoals lettertypes en afbeeldingsbibliotheken die onder het intellectuele eigendom vallen, is strafbaar. Het is voor ieder bedrijf essentieel om dit goed te regelen, ongeacht of dit grote of kleine ondernemingen zijn. Enkele handige tips:
- Bewaar alle aankoopbewijzen van software samen met de licentie overeenkomst
- Maak een overzicht van deze licentie overeenkomsten dat bij een audit snel een gemakkelijk kan worden overgedragen
- Let er bij de aanschaf op dat u een marktconform bedrag betaalt en u een echte licentie krijgt
- Zorgt voor een actief registratiesysteem voor software gebruik
